主催者用のチェックインアプリでの受付方法や、アプリ以外での受付方法についてご案内します。
EventRegist を使うと、スマートフォン向けアプリでの受付のほかに、様々な方法で受付をおこなうことができます。
どのような受付方法がベストなのかは、イベントの規模や、どのような方が来場するかによって異なります。
たとえば、よく見知った方が参加する小規模なイベントの場合、チケットを用意せずリストで照合した方が良いかもしれません。事前申込をしていない方の来場が多く見込まれる場合は、通常の受付方法以外に、当日来場者の対応方法を別に検討する必要があります。
一般的に多くみられるのは、スマートフォンアプリとPCを組み合わせて受付をする方法です。
イベント開始時間の直前などに受付に集中する参加者数を想定し、スマートフォンやPCの台数をシミュレーションすると、参加者をお待たせすることなくスムーズに受付をおこなえます。
目次）
- EventRegist で発行されるチケット
- チェックインアプリでの受付とご利用環境
- 管理画面での受付
- 紙のリストでの受付
1.EventRegist で発行されるチケット
イベントレジストで作成したイベントページからチケットの申込みがあると、申込者に対して「申込確認メール」が送信され、メールに”PDFチケット”が添付されます。
PDFチケットを印刷して使用する場合は、A4用紙に出力後、4つ折りしてご利用いただくことを想定しています。4つ折りにするとA6サイズのパスホルダーに入るデザインになっています。
印刷したチケットが不要な場合は、チケットのQRコードを申込者のスマートフォン画面に表示してもらい、受付時に読み取ることで、お一人あたりの対応時間がぐっと短くなり、スムーズな受付オペレーションが実現できます。
2.チェックインアプリでの受付とご利用環境
主催者の方向けに「チェックイン（受付）アプリ」を提供しており、無料でダウンロードすることができます。
受付では、チケットのQRコードを、チェックインアプリを使って読み込みます。QRコードの読み込み自体は、1回あたり2～3秒程度で完了します。
QRコードを読み取ると、その参加者が何時何分に来場したかの履歴が残ります。また、インターネットに接続されていれば、現時点で何人来場しているのかを把握できます。
イベント終了後には、EventRegist の管理画面から、どなたがイベントに来場されたのかをCSVデータでダウンロードすることができます。
また、チェックインアプリの「リストからチェックイン」機能を使うと、参加者のお名前やチケット番号を検索し、手動でチェックイン済にすることが可能です。
▶ チェックインアプリの使い方（概要版）についてはこちら
▶ チェックインアプリのご利用マニュアルは、こちらのライブラリーからダウンロードできます。
■ご利用環境について
オンライン環境でのご利用を推奨いたしますが、ネット環境がない場合は、オフラインモードでのチェックインも可能です。ただし、チェックインをする前と後に必ず、オンライン環境にし、参加者情報の更新をおこなってください。
オンライン環境の場合、3G/4G回線でも利用できますが、Wi-Fi環境の方が素早いチェックインを実現できます。特に大規模のイベントの場合は、Wi-Fi環境かつ来場者の方がアクセスできないステルスモードでアクセスポイントを設定することをおすすめします。
オフラインチェックインの設定方法は、以下の通りです。（iOSの場合）
1.）「設定」アイコンをタップし、「check-in」アプリを選択してください。
2.）「チェックインごとに通信」をオフにしてください。
3.管理画面での受付
イベントレジストの管理画面では、参加者の方のお名前やメールアドレスを検索し、手動でチェックイン済にすることができます。
スマートフォンアプリでのチェックインと併用し、チケットをお忘れの方用にPCを用意しておくと、事前申込をされた方のチェックインをスムーズにおこなえます。
4.紙のリストでの受付
少人数のイベントや、スマートフォンの用意ができない場合などは、紙の参加者リストで受付をする方法があります。
イベントレジストの管理画面から「参加者情報一覧」をcsvファイルでダウンロードすることが
できますので、参加者リスト作成にお役立てください。