EventRegistを使った受付方法

主催者用のチェックインアプリでの受付方法や、アプリ以外での受付方法についてご案内します。

EventRegist を使うと、スマートフォン向けアプリでの受付のほかに、様々な方法で受付をおこなうことができます。

どのような受付方法がベストなのかは、イベントの規模や、どのような方が来場するかによって異なります。
たとえば、よく見知った方が参加する小規模なイベントの場合、チケットを用意せずリストで照合した方が良いかもしれません。事前申込をしていない方の来場が多く見込まれる場合は、通常の受付方法以外に、当日来場者の対応方法を別に検討する必要があります。

一般的に多くみられるのは、スマートフォンアプリとPCを組み合わせて受付をする方法です。
イベント開始時間の直前などに受付に集中する参加者数を想定し、スマートフォンやPCの台数をシミュレーションすると、参加者をお待たせすることなくスムーズに受付をおこなえます。


目次)

  1. EventRegist で発行されるチケット
  2. チェックインアプリでの受付とご利用環境
  3. 管理画面での受付
  4. 紙のリストでの受付

 



1.EventRegist で発行されるチケット

イベントレジストで作成したイベントページからチケットの申込みがあると、申込者に対して「申込確認メール」が送信され、メールに”PDFチケット”が添付されます。
PDFチケットは、A4用紙に出力後、4つ折りしてご利用いただくことを想定しています。4つ折りにするとA6サイズのパスホルダーに入るデザインになっています。

また「申込確認メール」内で、イベントレジストの提供する”参加者向けアプリ”のご案内をしております。アプリをダウンロードすると、スマートフォンでチケットを表示することができます。
受付時にチケットのQRコードを読み取ることで、お一人あたりの対応時間がぐっと短くなり、スムーズな受付オペレーションが実現できます。

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2.チェックインアプリでの受付とご利用環境

主催者の方向けに「チェックイン(受付)アプリ」を提供しており、無料でダウンロードすることができます。


受付では、チケットのQRコードを、チェックインアプリを使って読み込みます。QRコードの読み込み自体は、1回あたり2-3秒もあれば完了します。受付が開始する前にある程度の数の参加者がお待ちになっていたとしても、QRコードの読み込みだけであればすぐに待ち列も解消されるでしょう。

QRコードを読み取ると、その参加者が何時何分に来場したかの履歴が残ります。また、インターネットに接続されていれば、現時点で何人来場しているのかを把握できます。
イベント終了後には、EventRegist の管理画面から、どなたがイベントに来場されたのかをCSVデータでダウンロードすることができます。

また、チェックインアプリの「リストからチェックイン」機能を使うと、参加者のお名前やチケット番号を検索し、手動でチェックイン済にすることが可能です。

チェックインアプリの使い方(概要版)についてはこちら

▶ チェックインアプリのご利用マニュアルは、こちらのライブラリーからダウンロードできます。

■ご利用環境について

オンライン環境でのご利用を推奨いたしますが、ネット環境がない場合は、オフラインモードでのチェックインも可能です。ただし、チェックインをする前と後に必ず、オンライン環境にし、参加者情報の更新をおこなってください。
オンライン環境の場合、3G/4G回線でも利用できますが、WiFi環境の方が素早いチェックインを実現できます。特に大規模のイベントの場合は、WiFi環境かつ来場者の方がアクセスできないステルスモードでアクセスポイントを設定することをおすすめします。

オフラインチェックインの設定方法は、以下の通りです。(iOSの場合)
1.)「設定」アイコンをタップし、「check-in」アプリを選択してください。
2.)「チェックインごとに通信」をオフにしてください。

 


3.管理画面での受付

イベントレジストの管理画面では、参加者の方のお名前やメールアドレスを検索し、手動でチェックイン済にすることができます。

スマートフォンアプリでのチェックインと併用し、チケットをお忘れの方用にPCを用意しておくと、事前申込をされた方のチェックインをスムーズにおこなえます。


チェックイン状況の管理についてはこちら

 


4.紙のリストでの受付

少人数のイベントや、スマートフォンの用意ができない場合などは、紙の参加者リストで受付をする方法があります。
イベントレジストの管理画面から「参加者情報一覧」をcsvファイルでダウンロードすることが
できますので、参加者リスト作成にお役立てください。

参加者一覧のダウンロードについてはこちら