オンラインイベントの推奨設定

オンラインイベント作成時の推奨設定と、申込者への視聴URL案内方法についてご説明します。

EventRegistを使ったオンラインイベントに、スムーズにお申込みや視聴を行っていただくための、最適なイベントページの設定と、申込者への視聴に関するご案内方法についてご紹介します。
※今回ご紹介する有料機能は、Basic+(プラス)をお申込みいただくことで、ご利用が可能となります。
・ご紹介する機能を使って作成したデモページはこちらからご覧いただけます。
・Basic+(プラス)の詳細はこちらからご確認ください。
※各有料機能の項目の末尾に、無料プランBasicで可能な範囲での代替設定についてもご案内しておりますので、合わせてご参照ください。

目次)

  1. 開催場所の設定
  2. チケットの配信/表示設定 ※有料機能
  3. 視聴方法、視聴URLの案内
  4. EventRegist-enavle(エネイブル)導入イベントでの案内 ※有料機能/別途申込必要
    • イベント終了日時/チケット販売終了日時の設定について



    1. 開催場所の設定

    開催場所として、配信を行う場所など実在する会場名を記載すると、混乱を招く可能性がありますので、「オンライン」「配信イベント」などと記載することをお勧めします。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [イベント情報を編集]をクリックし、開催場所の会場名を入力してください。

    help_163_01

     


    2. チケットの配信/表示設定  ※有料機能

    デフォルトの設定では、申込完了と同時にQRコード付きPDFチケット(以下、PDFチケット)が添付された「申込確認メール」が送信されますが、チケット不要のオンラインイベントでは、PDFチケットをメールに添付しないよう設定できます。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[チケットと金額設定] > [チケットの配信/表示設定]をクリックします。メールにPDFチケットを「添付しない」と設定し、併せて、マイチケットとアプリにPDFチケットを「掲載しない」と設定することをお勧めします。

    help_163_02


    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    チケット申込者全員に、QRコードつきPDFチケットが自動送信されます。申込者の混乱を招かないために、3-1) イベント概要への記載3-3) 新着情報の投稿などをご活用いただき、PDFチケットは使用しない旨ご案内いただくことをお勧めします。


    3. 視聴方法、視聴用URLの案内

    視聴方法の案内が不十分な場合、開催直前または開催中に「視聴方法がわからない」という問合せが集中し、対応に追われるケースがあります。
    申込受付を開始した時点で、視聴方法や視聴用URLが決定していない場合は、視聴方法を案内する日時をあらかじめ明示しておくことで、申込者に安心してもらうことができます。
    視聴方法は、わかりやすい内容で、複数の方法で複数回 案内することをお勧めします。


    3-1) イベント概要への記載

    イベントページ(チケット申込ページ)のイベント概要欄に視聴方法を記載することで、イベントページを訪れた方へ視聴方法をお知らせすることができます。
    イベント概要欄は、申込者以外の方でも閲覧することが可能となりますので、視聴用URLを記載する場合は、ご注意ください。
    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [イベント情報を編集]をクリックしイベント概要欄に入力してください。

    イベント概要の編集について詳しくはこちら

    ■ イベントページでの「イベント概要」表示イメージhelp_163_03


    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    すべてのチケット申込者に自動送信される「申込確認メール」に、QRコードつきPDFチケットが添付されます。
    申込者者の混乱を招かないため、PDFチケットは利用しないことを、あらかじめイベント概要へ記載いただくことをお勧めします。
    <ご案内文例>
    本イベントはオンラインでの開催となるため、チケットお申込み時にイベントレジストから送信されるQRコードつきPDFチケットは使用しません。
    視聴方法については、別途お送りするメールにてご確認ください。

     


    3-2) 申込確認メールへの記載 ※有料機能

    申込と同時に送信される「申込確認メール」を任意の文章にカスタマイズし、視聴方法をお知らせすることができます。また、イベント直前のリマインドとして、「新着情報投稿」機能を使い、申込確認メールを再度お読みいただくようアナウンスすると効果的です。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [自動送信メールを設定]をクリックします。チケット申込確認メールの[設定]ボタンより、メールの内容を変更してください。

    申込確認メールの編集ついて詳しくはこちら

    ■ 申込確認メールサンプル

    help_163_04

    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    すべてのチケット申込者に自動送信される「申込確認メール」は既定のご案内文となり、QRコードつきPDFチケットが添付されます。
    オンラインイベントの場合は視聴者の混乱を招かないよう、3-1) イベント概要への記載3-3) 新着情報の投稿などをご活用いただき、PDFチケットは使用しない旨ご案内いただくことをお勧めします。

     


    3-3) 新着情報の投稿

    視聴方法を新着情報として投稿することができます。新着情報の投稿は、何回でも行うことができるので、リマインドの用途にも利用できます。

    新着情報を投稿すると、以下の2つが更新されます。何れかを選択することはできませんので、掲載内容にはご注意ください。
     ①イベントページで「新着情報」欄に掲載されます。(申込者以外も閲覧可能)
     ②申込が完了している方へ、投稿した新着情報がメールで通知されます。

    また、申込確認メールなどで事前に視聴方法をご案内済みの場合でも、開催日が近づくと、申込者からの問い合わせが増える傾向にあります。開催直前にも新着情報投稿を行い、再度ご案内することをお勧めします。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [新着情報を投稿]をクリックし、投稿メッセージを入力してください。

    新着情報の投稿について詳しくはこちら

    ■イベントページでの「新着情報」表示イメージ

    help_163_05


    ■申込者に自動送信される「新着情報のメール通知」

    help_163_06



    3-4) マイチケットページへの視聴用URL掲載 ※有料機能

    申込者だけに視聴してもらいたい場合は、マイチケットページに視聴用URLを掲載することができます。
    申込者がマイチケットページにアクセスするには、ログインが必要です。パスワードを忘れてログインできない場合は、いつでもパスワードの再発行を行うことができます。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [イベント資料・URLを追加/編集]をクリックしてください。

    イベント資料/URLの追加について詳しくはこちら

    ■マイチケットでの視聴用URL表示イメージ

    help_163_07


    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    3-6)チケット申込者だけに視聴用URLを知らせる方法の、無料プラン Basicをご利用の方向けのご案内をご参照ください。

     


    3-5) マイチケットページ・申込確認メールへの注意書き記載 ※有料機能

    注意書き機能を設定すると、申込者がマイチケットや申込確認メール内に、目立つように注意事項を表示させることができます。

    設定するには、イベント管理画面のサイドメニューから、[イベント情報管理] > [イベント情報を編集]をクリックします。最下部の[このイベントに関する注意書き]欄で「掲載する」にチェックを入れ、注意書きの文言を入力してください。
    マイチケットと申込確認メールには、同じ注意書きが掲載されます。

    ■マイチケットでの注意書き表示イメージ

    help_163_08


    ■申込確認メールでの注意書き表示イメージ
    help_163_09


    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    事前に知らせておきたい注意事項については、3-1) イベント概要への記載3-3) 新着情報の投稿などをご活用ください。

     


    3-6)チケット申込者だけに視聴用URLを知らせる方法 ※有料機能/無料機能

    ■有料プラン Basic+(プラス)をご利用の場合
    申込者のマイチケットページに、視聴用URLを掲載することが可能です。
    視聴用URLを掲載したことは通知されませんので、3-3) 新着情報の投稿を活用し、申込者の方へマイチケットにアクセスいただくよう知らせることができます。

    help_165_06

    ■無料プラン Basicをご利用の場合
    ご自身のメーラーなどイベントレジスト以外から、申込者へ連絡する方法をご検討ください。
    また、あらかじめ下記事項についてもご対応いただくと、申込者の混乱を防ぐことができます。

    • いつどのような方法でURLを通知するかを、あらかじめイベント概要に記載しておき、またURL通知後に、新着情報で通知済の旨投稿することをお勧めします。

      イベント概要

      記載例

      お申込みいただいた方には、開催前日〇月〇日の〇時頃に、メールで視聴URLをお知らせします。
      送信メールアドレス:xxx@xxx.com

      新着情報

      投稿例

      〇月〇日までにお申込み済の方に、〇月〇日〇時頃、視聴URLをお送りしました。メールをご確認ください。
      送信メールアドレス:xxx@xxx.com
    • 申込みを締め切ってから視聴URLを送るか、追加で申込みを受け付けるかをご検討ください。追加で申込みを受け付ける場合は、すべての申込者に視聴用URLを知らせるため、何度か通知する必要が生じます。
      チケットの販売終了日時は、イベント管理画面の[チケットの詳細を設定]>チケット一覧で対象チケットの設定ボタン(レンチマーク)>販売終了日時 の欄で変更できます。
      チケットの詳細設定について
    • メール送信リストの作成に、参加者一覧をダウンロードしお役立てください。
      参加者一覧のダウンロードについて


    4. EventRegist-enavle(エネイブル)導入イベントでの案内 ※有料機能/別途申込必要

    EventRegist-enavle(エネイブル)を導入いただくイベントでは、以下の2点について申込者の方に予めご案内いただくことで、視聴できないという問い合わせを減らすことができます。上でご紹介した機能の、3-1)「イベント概要」や、3-5)マイチケットと申込確認メールへの「注意書き」掲載などの設定をお勧めします。

    EventRegist-enavle(エネイブル)は、Basic+(プラス)には含まれません。機能導入についての詳細は、営業担当までご連絡ください。


    ■ 申込者の方へのご案内事項
    1)推奨/対応ブラウザとブラウザの設定について

    ■推奨ウェブブラウザ
    Google Chrome83(PC)

    ■対応ウェブブラウザ
    Google Chrome 16 or newer(PC)
    Safari 7 or newer(Mac)
    Opera 12.1 or newer(PC)
    Firefox 11 or newer(PC)
    Microsoft Edge 12 or newer(PC)

    Cookieをブロックまたはブラウザがプライベートモードになっている場合、配信映像が視聴できない可能性がありますので解除してください。その他うまく視聴できない場合は、ブラウザを変えてお試しください。

    2)チケットお申込み直後のエラーメッセージについて
    チケットお申込み後に自動的にデータ同期が行われます。お申込み直後に視聴ページに「アクセスできない」旨メッセージが表示される場合は、同期処理が完了するまで数分お待ちください。

    【表示されるメッセージ】
    現在ご登録の処理をしている為、アクセスが出来ません。お手数ですが、また後ほどお試しください。
    help_162_02


    5. イベント終了日時/チケット販売終了日時の設定について

    チケットの申込受付を締め切った後にライブ配信を行う場合や、ライブ配信終了後にアーカイブ配信を予定している場合など、配信日程に合わせて、イベント終了日時/イベント概要/チケット販売終了日時を設定してください。
    チケット申込者が「マイチケット」から申込情報を確認する際、イベント開催中は「参加するイベント」タブに、イベント終了後は「終了したイベント」タブに表示されます。

    • アーカイブ配信がない場合:イベント終了日時をライブ配信終了日時に設定
      アーカイブ配信は行わず、当日のライブ配信のみを行う場合、イベントの終了日時=ライブ配信終了日時に設定します。チケット販売は、ライブ配信が始まる前に終了させることができます。これらの設定により、ライブ配信中にも、申込情報が「マイチケット」の「参加するイベント」に表示されます。
      ※イベント終了日時=チケット販売終了日時に設定すると、実際にライブ配信を行っている時には、申込情報が「マイチケット」の「終了したイベント」に表示されるため、参加者の混乱を招く恐れがあります。
      (設定箇所)イベント情報を編集 → 終了日時
            チケットの詳細を設定 → 各チケットの設定 → 販売期間

    • アーカイブ配信がある場合:イベント終了日時をアーカイブ配信終了日時に設定
      リアル開催やライブ配信に加えて、後日アーカイブ配信を行う場合、イベントの終了日時=アーカイブ配信終了日時に設定します。イベント終了日時を、リアル開催やライブ配信の終了日時に設定すると、終了後にアーカイブ配信用チケットの販売が行えなくなります。
      (設定箇所)イベント情報を編集 → 終了日時

    • イベント概要欄に、イベント開催日とアーカイブ配信の日時を明記
      実際にイベントを開催する日(来場者を招いたり、ライブ配信を行う日)と、アーカイブ配信の日程をわかりやすく明記し、参加者が混乱しないようご留意ください。
      (設定箇所)イベント情報を編集 → イベント概要

    • 各チケットにチケット販売終了日時を設定
      ライブ配信用/アーカイブ配信用など複数種類のチケットを作成した場合も、チケットごとに販売期間を設定できます。
      (設定箇所)チケットの詳細を設定 → 各チケットの設定 → 販売期間


    ■アーカイブ配信を行うイベントページ例
    リアルイベント(会場に来場者あり)は1日のみで、翌日からアーカイブ配信を行う場合
    help_163_10